Klinikler İçin Yapay Zeka Müşteri Hizmetleri ve Randevu Otomasyonu
Klinikler için yapay zeka müşteri hizmetleri, WhatsApp ve Instagram üzerinden gelen randevu taleplerini mesai dışı saatlerde de karşılayan, uygun saatleri takvimden kontrol edip öneren ve otomatik hatırlatma göndererek randevuya gelmeme oranını düşüren bir sistemdir. Sağlık verisi hassasiyeti nedeniyle sistemin topladığı bilgi, randevu için gereken asgari düzeyle sınırlandırılmalıdır.
Klinik & Sağlık İşletmelerinde Sık Karşılaşılan Sorunlar
- Randevu talepleri çoğunlukla mesai bitiminden sonra ve hafta sonu geliyor, resepsiyon kapalı olduğu için kaçırılıyor.
- Hasta sabah aramayı planlıyor ancak unutuyor veya ilk cevap veren merkeze gidiyor.
- Randevuya gelmeyen hasta, geri kazanılamayan boş bir slot bırakıyor.
- Resepsiyon ekibi gün boyu aynı soruları yanıtlamakla vakit kaybediyor.
- Telefon meşgulken arayan hasta tekrar aramıyor.
Ayla Bu Sektörde Ne Yapar?
7/24 Randevu Alma
Hasta gece yarısı yazsa bile sistem müsait saatleri kontrol eder, uygun seçenekleri sunar ve randevuyu takvime işler.
Otomatik Hatırlatma ve Erteleme
Randevu öncesi hatırlatma gönderilir. Hasta gelemeyecekse tek mesajla erteleyebilir; böylece slot boşa gitmez ve bekleme listesine açılabilir.
Sık Sorulan Soruların Yanıtlanması
Çalışma saatleri, adres ve ulaşım, hizmet kapsamı ve genel süreç bilgileri anında yanıtlanır.
İnsan Yetkiliye Devir
Tıbbi içerikli veya hassas sorularda sistem yorum yapmaz; konuşmayı doğrudan klinik personeline aktarır ve bildirim gönderir.
Yabancı Hasta İletişimi
Sağlık turizmi alan merkezlerde yabancı hastalarla kendi dillerinde iletişim kurulabilir.
Desteklenen Kanallar
- WhatsApp Business
- Instagram DM
- Facebook Messenger
- Web Widget
Entegrasyonlar
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
- Apple Takvim
- Randevu ve hasta yönetim sistemleri (API üzerinden)
Veri Koruma ve Mevzuat Notu
Sağlık kuruluşlarında müşteri mesajları KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri içerebilir. Bu nedenle sistem, randevu oluşturmak için gereken asgari bilgiyle (hizmet türü ve süre) sınırlandırılacak şekilde yapılandırılır; hasta kendiliğinden tıbbi detay paylaştığında konuşma insan yetkiliye aktarılır. Veri sorumlusu klinik, Ayla Generative ise veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
Sıkça Sorulan Sorular
Klinik randevu otomasyonu çift rezervasyonu nasıl önler?
Sistem bağlı takvimle çift yönlü senkronize çalışır. Siz veya personeliniz takvime elle bir randevu eklediğinizde o saat otomatik olarak kapanır ve sistem müsait olarak önermez. Kurulum sırasında her uzmanın veya odanın ayrı takvimi tanımlanır.
Hasta tıbbi bir soru sorarsa sistem cevap verir mi?
Hayır. Tıbbi içerikli veya tanı gerektiren sorularda sistem yorum yapmaz ve tahminde bulunmaz. Konuşma doğrudan klinik personeline aktarılır ve yetkiliye bildirim gönderilir. Bu davranış kurulum sırasında tanımlanan devir senaryolarıyla güvence altına alınır.
Sağlık verisi işlemek KVKK açısından risk oluşturur mu?
Sağlık verisi KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha katı korumaya tabidir. Bu riski azaltmak için sistem randevu oluşturmak için gereken asgari bilgiyle sınırlandırılır, gereksiz tıbbi detay sormaz ve bu tip konuşmaları insan yetkiliye yönlendirir. Ayrıca kliniğin aydınlatma metninde sağlık verisi işlemeye ilişkin bölüm bulunmalıdır.
Randevuya gelmeme oranını gerçekten düşürür mü?
Otomatik hatırlatma ve tek tıkla erteleme imkanı, unutulmayı azaltan ve iptali kolaylaştıran iki mekanizmadır. İptal edebilen hasta slotu serbest bırakır ve bu slot başka bir hastaya teklif edilebilir; iptal edemeyen hasta ise çoğunlukla hiç gelmez. Etki, kliniğin mevcut hasta profiline ve hatırlatma zamanlamasına göre değişir.
Kurulum için ne hazırlamam gerekir?
Hizmet listesi ve her işlemin süresi, çalışma saatleri ve tatil takvimi, hangi işlemi kimin yaptığına dair uzman veya oda dağılımı, iptal ve erteleme kuralları ve hangi durumlarda insan personelin devralacağını belirleyen devir senaryoları hazırlanmalıdır.