Zusammenfassung (Überblick)

Grundlegende Grundsätze von Ayla Generative zum Datenschutz und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:

Verantwortliche Stelle ist das Unternehmen, mit dem Sie interagieren; Ayla Generative handelt als Auftragsverarbeiter in dessen Auftrag.

Ihre Daten werden ausschließlich auf Basis gesetzlicher Grundlagen (DSGVO / KVKK) verarbeitet.

Die Inanspruchnahme des Kundenservices ist nicht von der Zustimmung zu Marketingzwecken abhängig.

Ihre personenbezogenen Daten werden niemals verkauft, vermietet oder kommerziell gehandelt.

Das Training von KI-Modellen erfolgt ausschließlich mit unwiderruflich anonymisierten Daten.

Daten, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter (Rollendefinition)

Rollen und Pflichten der Parteien gemäß DSGVO und Datenschutzbestimmungen:

Das kontaktierte UnternehmenVerantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten; verantwortlich für die rechtmäßige Datenverarbeitung.

Ayla Generative (Harby Digital)Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO)

Verarbeitet Ihre Daten im Namen des Unternehmens streng nach dessen dokumentierten Weisungen.

📌 Diese Datenschutzerklärung wird von Ayla Generative im Namen und/oder im Auftrag des verantwortlichen Unternehmens bereitgestellt. Der Nachweis der Erfüllung der Informationspflicht liegt beim Verantwortlichen.

2. Verarbeitete personenbezogene Daten

Folgende Datenkategorien können zur Erbringung des Dienstes verarbeitet werden:

Identitäts- und Kontaktdaten

Vor- und Nachname
Telefonnummer
E-Mail-Adresse

Social-Media-Daten

Instagram-Benutzername
Messenger-Kontodaten
Plattform-Profil

Kommunikationsinhalte

Nachrichteninhalte
Fragen und Anfragen
Sprachnachrichten (falls zutreffend)

Transaktionsdaten

Bestellangaben
Termin- und Angebotsdetails
Präferenzen

Technische Daten

Plattformdaten (WhatsApp, Instagram, Web)
Zeitstempel der Kommunikation
Sitzungs- und Metadaten

🔒 Besondere Kategorien von Daten: Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion usw.) werden nur verarbeitet, wenn gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind und dies zwingend erforderlich ist.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Basis folgender Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Kundenservice & Beantwortung von Anfragen

Vertragserfüllung & Berechtigtes Interesse

Beantwortung Ihrer Fragen, Bearbeitung von Vorgängen und automatisierte Kundenbetreuung.

Bestell-, Termin- und Angebotsverwaltung

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Auftragsverfolgung, Terminplanung und Erstellung von Angeboten.

Rechnungslegung und handelsrechtliche Pflichten

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Behördliche Anfragen

Rechtliche Verpflichtung

Beantwortung rechtmäßiger Ersuchen zuständiger Behörden.

Verbesserung der Servicequalität

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Statistische Auswertungen zur Qualitätssteigerung (ausschließlich anonymisiert).

Marketing & Werbekommunikation

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Newsletter und Angebote (nur bei ausdrücklicher Einwilligung).

Grenzüberschreitende Infrastruktur

Angemessene Garantien / Standardvertragsklauseln

Nutzung sicherer Cloud-Infrastrukturen zur Gewährleistung von Hochverfügbarkeit.

Die Bereitstellung des Kern-Kundenservices ist niemals an eine Werbeeinwilligung gekoppelt. Eine Einwilligung wird ausschließlich für optionale Zusatzdienste freiwillig eingeholt.

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur im erforderlichen Umfang weitergegeben:

Das kontaktierte Unternehmen (Verantwortlicher)

Hat Zugriff auf den Kommunikationsverlauf zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Unterauftragsverarbeiter (Dienstleister)

Hosting-, Cloud- und Sicherheitsdienstleister, die strengen Datenschutzverträgen unterliegen.

Zuständige Behörden

Ausschließlich im Rahmen zwingender gesetzlicher Vorschriften oder gerichtlicher Anordnungen.

5. Grenzüberschreitende Datenübermittlung

Ayla Generative nutzt sichere Cloud-Infrastrukturen zur Bereitstellung der Dienste. Teile der Serverinfrastruktur können sich im Ausland befinden.

Übermittlung auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses, oder

Übermittlung unter Bereitstellung geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln), oder

Übermittlung im Rahmen gesetzlicher Ausnahmetatbestände.

🛡️ Wenn Sie keine Datenverarbeitung über globale Cloud-Dienste wünschen, stellt das kontaktierte Unternehmen alternative Kommunikationswege bereit.

6. Künstliche Intelligenz und Modelltraining

Grundsätze zur Datenverwendung in unseren KI-Systemen: Unternehmensdaten werden niemals für das Training öffentlicher Drittanbieter-Modelle verwendet.

Nachrichteninhalte und Daten werden vor jeder Modellevaluierung unwiderruflich anonymisiert.

Anonymisierte Daten können Ihnen nicht mehr zugeordnet werden und stellen keine personenbezogenen Daten dar.

Identifizierbare Kundendaten werden keinesfalls zum Training öffentlicher Basismodelle genutzt.

Aggregierte statistische Metriken dienen ausschließlich der Systemsicherheit und Antwortpräzision.

Garantie der unumkehrbaren Anonymisierung

Keine Rohdaten, die direkt oder indirekt Ihrer Identität zugeordnet werden können, fließen in ein externes KI-Training ein.

7. Aufbewahrungsfristen

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Datenart	Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Nachrichteninhalte	Dauer der Leistungserbringung + Aufbewahrungsfristen; anschließend dauerhaft gelöscht oder anonymisiert
Identitäts- & Kontaktdaten	Dauer der Leistungserbringung; danach datenschutzkonform gelöscht
Bestell- und Terminunterlagen	Dauer des Dienstes + handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
Anonymisierte Daten	Unbefristet (nicht mehr personenbezogen)

⏱️ Temporäre Kommunikationsprotokolle werden innerhalb von 7 Tagen nach Anonymisierung vollständig und unwiderruflich gelöscht.

8. Datensicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten:

Verschlüsselung nach Branchenstandard (TLS/HTTPS bei Übertragung, AES-256 bei Speicherung)

Hochsichere Rechenzentren und strikte Zugriffskontrollen

Rollenbasierte Berechtigungskonzepte und Least-Privilege-Prinzip

Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests

Etablierte Prozesse zur Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können Ihre Betroffenenrechte jederzeit gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend machen:

Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen

Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen

Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen

Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen

Mitteilung über Berichtigungen/Löschungen an Dritte erhalten

Datenübertragbarkeit in einem strukturierten Format verlangen

Widerspruch gegen Verarbeitungen einlegen

Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einreichen

📬 Antragsverfahren: Anfragen werden unverzüglich und in der Regel innerhalb von 30 Tagen kostenfrei beantwortet.

Anträge auf Datenlöschung und -vernichtung

Löschungsanfragen werden unverzüglich umgesetzt, ausgenommen gesetzlich vorgeschriebene buchhalterische Aufbewahrungsfristen.

10. Trennung von Informationspflicht und Einwilligung sowie Widerruf

Die Erfüllung der Informationspflicht und das Einholen einer Einwilligung sind getrennte Vorgänge:

Die Datenschutzerklärung informiert Sie transparent und bedarf keiner gesonderten Zustimmung.

Eine erteilte Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

11. Schutz von Minderjährigen

Die Dienste von Ayla Generative richten sich nicht wissentlich an Personen unter 18 Jahren. Daten von Minderjährigen werden nur verarbeitet, wenn die Zustimmung der Erziehungsberechtigten vorliegt.

12. DSGVO / Hinweise für betroffene Personen in der EU

Ayla Generative erfüllt für Nutzer im Raum der Europäischen Union und des EWR die strengen Bestimmungen der DSGVO (2016/679):

Recht auf Auskunft & Berichtigung

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Recht auf Datenübertragbarkeit

Widerspruchsrecht