クリニック・医療 の事業でよくある課題
- 予約リクエストの多くは診療終了後や週末に届き、受付が閉まっているため取りこぼされています。
- 患者様は翌朝の電話を予定していても忘れてしまうか、最初に返信があった医院に行ってしまいます。
- 来院されなかった予約枠は、取り戻すことのできない空き枠になります。
- 受付スタッフが一日中同じ質問への回答に時間を取られています。
- 電話が話し中だった患者様は、かけ直さないことがほとんどです。
この業種で Ayla ができること
24時間対応の予約受付
深夜にメッセージが届いた場合でも、システムが空き時間を確認し、適切な候補を提示してカレンダーに登録します。
自動リマインドと日程変更
予約前にリマインドを送信します。ご来院が難しい場合はメッセージ1通で変更でき、枠が無駄にならずキャンセル待ちにご案内できます。
よくあるご質問への回答
診療時間、住所とアクセス、診療内容、一般的な流れなどに即座に回答します。
スタッフへの引き継ぎ
医療的な内容や機微な質問についてシステムは判断を示さず、会話を直接スタッフに引き継ぎ、通知を送信します。
海外の患者様との対応
医療ツーリズムに対応する医院では、海外の患者様とその方の言語でやり取りできます。
対応チャネル
- WhatsApp Business
- Instagram DM
- Facebook Messenger
- ウェブウィジェット
連携
- Google カレンダー
- Microsoft Outlook
- Apple カレンダー
- 予約・患者管理システム（API経由）
データ保護および法令に関する注記
医療機関では、お客様からのメッセージにトルコ個人情報保護法（KVKK）第6条および個人情報保護法（APPI）上の要配慮個人情報が含まれる場合があります。そのためシステムは、予約作成に必要な最小限の情報（診療内容と所要時間）に限定して構成されます。患者様がご自身で医療的な詳細を伝えられた場合、会話はスタッフに引き継がれます。データ管理者はクリニック、Ayla Generative は処理者として行動します。
よくあるご質問
予約自動化はどのようにダブルブッキングを防ぎますか。
システムは連携カレンダーと双方向で同期します。院内で手動により予約を登録された場合、その時間は自動的に閉じられ、空き枠として提示されません。導入時に、担当者ごとまたは診療室ごとに個別のカレンダーを設定します。
患者様が医療的な質問をした場合、システムは回答しますか。
いいえ。医療的な内容や診断を要する質問について、システムは判断を示さず推測もしません。会話は直接スタッフに引き継がれ、担当者に通知が送信されます。この動作は導入時に定義する引き継ぎシナリオによって担保されます。
医療情報の取り扱いは法令上のリスクになりますか。
医療情報は要配慮個人情報にあたり、より厳格な保護の対象です。このリスクを抑えるため、システムは予約作成に必要な最小限の情報に限定され、不要な医療的詳細を尋ねず、該当する会話はスタッフに引き継ぎます。またクリニックのプライバシーポリシーには、医療情報の取り扱いに関する記載が必要です。
無断キャンセル率は実際に下がりますか。
自動リマインドとワンタップでの日程変更は、失念を減らしキャンセルを容易にする2つの仕組みです。キャンセルできた患者様は枠を解放し、その枠は他の方にご案内できます。キャンセルできない場合、多くはそのままご来院されません。効果はクリニックの患者層やリマインドの時期により変動します。
導入にあたり何を準備すればよいですか。
診療メニューと各処置の所要時間、診療時間と休診日、どの処置を誰が担当するかの担当者・診療室の割り当て、キャンセルおよび変更の規定、どのような場合にスタッフが引き継ぐかを定める引き継ぎシナリオをご準備ください。